Jurnal pengeluaran kas dalam bahasa Inggris disebut cash disbursement journal atau cash payment journal. Kedua istilah ini digunakan secara bergantian di literatur akuntansi internasional, meskipun cash disbursement journal lebih umum dipakai di konteks perusahaan yang menggunakan sistem double-entry bookkeeping.
Bagi staf akuntansi yang bekerja di perusahaan multinasional atau yang menggunakan software akuntansi berbahasa Inggris, memahami padanan istilah ini bukan sekadar soal terjemahan. Kolom-kolom dalam cash disbursement journal berbahasa Inggris mengikuti logika yang sama dengan versi Indonesia, tetapi label dan urutan kolomnya berbeda. Satu kesalahan dalam mengidentifikasi kolom yang tepat bisa menyebabkan salah posting dan merusak keseimbangan buku besar.
Baca juga: Apa Itu Market Place
Apa Itu Cash Disbursement Journal?
Cash disbursement journal adalah jurnal khusus yang digunakan untuk mencatat semua transaksi pengeluaran kas perusahaan secara kronologis. Fungsinya adalah memusatkan semua pencatatan pembayaran tunai di satu tempat, sehingga tidak perlu membuka buku besar utama setiap kali ada transaksi kas keluar.
Konsepnya serupa dengan buku pengeluaran rumah tangga yang mencatat setiap pembayaran tagihan, belanja, dan biaya lain dalam satu buku khusus, alih-alih menulisnya bercampur dengan catatan harian lainnya.
Cash disbursement journal adalah salah satu dari empat jurnal khusus yang umum digunakan dalam akuntansi perusahaan. Tiga lainnya adalah cash receipt journal (jurnal penerimaan kas), sales journal (jurnal penjualan), dan purchases journal (jurnal pembelian). Keempatnya bersama-sama membentuk sistem pencatatan transaksi yang efisien untuk perusahaan dagang maupun manufaktur.
Cash Disbursement Journal vs Cash Receipt Journal
Dua jurnal yang paling sering dikacaukan adalah cash disbursement journal dan cash receipt journal. Perbedaannya fundamental: satu mencatat kas keluar, satu mencatat kas masuk.
| Aspek | Cash Disbursement Journal | Cash Receipt Journal |
|---|---|---|
| Fungsi | Mencatat semua pembayaran kas | Mencatat semua penerimaan kas |
| Contoh transaksi | Bayar utang, beli persediaan tunai, bayar gaji | Terima pembayaran pelanggan, penjualan tunai |
| Kolom kas utama | Kredit kas (kas berkurang) | Debit kas (kas bertambah) |
| Padanan Indonesia | Jurnal pengeluaran kas | Jurnal penerimaan kas |
Jika perusahaan menerima pembayaran dari pelanggan atas piutang yang sudah ada, transaksi itu masuk ke cash receipt journal. Jika perusahaan membayar tagihannya sendiri ke pemasok, itu masuk ke cash disbursement journal. Mudah sekali tertukar kalau tidak hafal prinsip dasarnya: dari sudut perusahaan, kas keluar atau masuk?
Kolom Utama dalam Format Cash Disbursement Journal
Format standar cash disbursement journal berbahasa Inggris memiliki beberapa kolom utama yang konsisten digunakan. Penting memahami setiap kolomnya karena software akuntansi internasional seperti QuickBooks atau SAP menggunakan label yang sama.
Kolom-kolom tersebut adalah:
- Date: Tanggal transaksi, dicatat secara kronologis dari awal bulan hingga akhir.
- Check No. (Check Number): Nomor cek atau nomor voucher pembayaran. Jika pembayaran dilakukan secara transfer, bisa diisi dengan nomor referensi transfer.
- Payee: Nama pihak yang menerima pembayaran (pemasok, karyawan, atau lembaga).
- Account Debited: Nama akun yang didebit. Contoh: Accounts Payable (Utang Usaha), Wages Expense (Beban Gaji), Rent Expense (Beban Sewa).
- Post. Ref. (Posting Reference): Nomor referensi buku besar tempat transaksi ini akan diposting.
- Other Accounts Dr.: Kolom untuk mencatat debit ke akun-akun yang tidak memiliki kolom khusus sendiri.
- Accounts Payable Dr.: Kolom debit khusus untuk pembayaran utang usaha, karena ini adalah salah satu jenis pengeluaran kas yang paling sering terjadi.
- Purchases Discount Cr.: Kolom kredit untuk mencatat diskon pembelian yang diperoleh saat membayar hutang lebih awal dari tanggal jatuh tempo.
- Cash Cr.: Kolom kredit kas. Ini adalah kolom yang pasti ada di setiap baris transaksi, karena setiap pengeluaran mengurangi saldo kas.
Kolom Cash Cr. selalu ada di sisi kredit karena setiap kali kas keluar, akun kas berkurang, dan pengurangan kas dicatat di sisi kredit dalam sistem double-entry.
Jenis Transaksi yang Masuk ke Cash Disbursement Journal
Tidak semua pengeluaran perusahaan masuk ke cash disbursement journal. Yang masuk hanya transaksi yang melibatkan pembayaran kas secara langsung (baik tunai maupun cek atau transfer bank yang langsung mengurangi saldo kas).
Berikut jenis transaksi yang umum dicatat:
- Payment of accounts payable (pembayaran utang usaha): Ketika perusahaan melunasi tagihan dari pemasok yang sebelumnya sudah dicatat sebagai utang.
- Cash purchases (pembelian tunai): Pembelian persediaan, bahan baku, atau perlengkapan yang langsung dibayar tunai tanpa menimbulkan utang.
- Wages and salaries (gaji karyawan): Pembayaran gaji dan tunjangan yang langsung mengurangi kas perusahaan.
- Rent and utility payments (sewa dan utilitas): Pembayaran sewa kantor, tagihan listrik, air, dan internet.
- Insurance premiums (premi asuransi): Pembayaran premi asuransi properti, karyawan, atau kendaraan perusahaan.
- Petty cash replenishment (pengisian ulang kas kecil): Saat kas kecil diisi ulang dari kas utama, transaksi ini dicatat di cash disbursement journal.
- Loan repayments (pembayaran cicilan pinjaman): Cicilan pokok pinjaman bank yang dibayar secara berkala.
Transaksi yang tidak masuk ke jurnal ini antara lain pembelian kredit (yang dicatat di purchases journal) dan jurnal penyesuaian non-kas seperti depresiasi (yang dicatat di jurnal umum atau general journal).
Cara Mengisi Cash Disbursement Journal
Berikut langkah-langkah mengisi cash disbursement journal sesuai dengan praktik standar akuntansi internasional:
- Isi kolom Date dengan tanggal transaksi terjadi, bukan tanggal pencatatan. Jika pembayaran dilakukan pada 5 April, tulis 5 April meskipun baru dicatat keesokan harinya.
- Masukkan nomor di kolom Check No. Gunakan nomor cek jika pembayaran dengan cek, atau nomor referensi transfer jika menggunakan transfer bank.
- Isi kolom Payee dengan nama lengkap pihak yang dibayar. Untuk pemasok, gunakan nama perusahaan sesuai faktur. Untuk karyawan, bisa menggunakan nama atau nomor karyawan.
- Identifikasi akun yang perlu didebit berdasarkan jenis pengeluaran. Jika membayar utang ke pemasok, debit Accounts Payable. Jika membayar sewa, debit Rent Expense.
- Masukkan jumlah di kolom yang sesuai. Jika ada diskon pembayaran, pisahkan antara jumlah utang yang dilunasi (di kolom Accounts Payable Dr.) dan diskon yang diperoleh (di kolom Purchases Discount Cr.).
- Isi kolom Cash Cr. dengan jumlah kas yang benar-benar keluar. Ini bisa lebih kecil dari nilai utang jika ada diskon yang diperoleh.
- Verifikasi keseimbangan setiap baris. Total sisi debit harus sama dengan total sisi kredit. Jika tidak seimbang, ada kesalahan pencatatan.
Menurut ManajemenKeuangan.net, prosedur pencatatan yang benar adalah kunci keandalan laporan keuangan. Cash disbursement journal yang akurat memudahkan rekonsiliasi bank karena setiap pengeluaran tercatat dengan nomor referensi yang bisa dicocokkan dengan mutasi rekening.
Contoh Pengisian Cash Disbursement Journal
Berikut contoh transaksi dan cara mencatatnya:
Tanggal 3 April, PT Maju Bersama membayar utang ke PT Supplier Jaya sebesar Rp8.000.000 via transfer. Karena membayar lebih awal dari jatuh tempo, perusahaan mendapat diskon 2%, sehingga kas yang keluar hanya Rp7.840.000.
| Date | Payee | Acc. Payable Dr. | Purchases Disc. Cr. | Cash Cr. |
|---|---|---|---|---|
| Apr 3 | PT Supplier Jaya | 8.000.000 | 160.000 | 7.840.000 |
Total sisi debit: Rp8.000.000. Total sisi kredit: Rp160.000 + Rp7.840.000 = Rp8.000.000. Seimbang.
Istilah Akuntansi Terkait dalam Bahasa Inggris
Memahami cash disbursement journal akan lebih mudah jika dibarengi dengan pengetahuan tentang istilah akuntansi lain yang sering muncul dalam konteks yang sama. Menurut MAS Software, ada beberapa pasangan istilah yang kerap digunakan berdampingan dalam sistem akuntansi berbahasa Inggris:
- Debit: Sisi kiri dalam jurnal akuntansi. Aset dan beban bertambah di sisi debit.
- Credit: Sisi kanan dalam jurnal akuntansi. Liabilitas, ekuitas, dan pendapatan bertambah di sisi kredit. Kas berkurang di sisi kredit.
- Accounts Payable: Utang usaha. Kewajiban jangka pendek kepada pemasok atas pembelian kredit.
- General Ledger (GL): Buku besar umum. Tempat semua akun perusahaan terangkum setelah di-posting dari jurnal khusus.
- Posting: Proses memindahkan entri dari jurnal ke buku besar yang sesuai.
- Voucher: Dokumen pendukung yang menjadi dasar pencatatan dalam jurnal. Fungsinya seperti bukti pembayaran atau kuitansi.
- Reconciliation: Rekonsiliasi. Proses mencocokkan catatan akuntansi internal dengan catatan eksternal seperti mutasi bank.
- Disbursement: Pembayaran atau pengeluaran. Lebih spesifik dari sekadar “payment” karena menekankan aliran kas yang keluar dari entitas.
Cash Disbursement Journal untuk Berbagai Jenis Perusahaan
Format cash disbursement journal bisa sedikit berbeda tergantung jenis perusahaan. Perusahaan dagang cenderung memiliki kolom khusus Accounts Payable Dr. dan Purchases Discount Cr. yang menonjol, karena transaksi pembelian dan pembayaran ke pemasok adalah aktivitas utama mereka.
Perusahaan jasa tidak perlu kolom pembelian persediaan, tetapi membutuhkan kolom untuk beban-beban seperti Salaries Expense, Supplies Expense, dan Professional Fees. Sementara perusahaan manufaktur perlu kolom untuk Raw Materials, Direct Labor, dan komponen biaya produksi lainnya.
Fleksibilitas ini membuat cash disbursement journal bisa disesuaikan tanpa mengubah prinsip dasarnya: kas selalu dicatat di sisi kredit, dan akun yang diimbangi selalu di sisi debit.
Mengapa Menguasai Istilah Akuntansi dalam Bahasa Inggris Itu Penting
Standar pelaporan keuangan internasional (IFRS) yang kini diadopsi di Indonesia melalui PSAK membawa serta banyak terminologi yang asalnya dari bahasa Inggris. Akuntan yang tidak familiar dengan istilah seperti disbursement, reconciliation, atau accounts payable akan kesulitan ketika harus membaca laporan dari kantor pusat yang berbasis di luar negeri, atau ketika menggunakan software akuntansi berbahasa Inggris.
Ini bukan soal kemampuan bahasa semata.
Perusahaan yang menerapkan sistem Enterprise Resource Planning (ERP) seperti SAP atau Oracle biasanya menyajikan semua menu dan laporan dalam bahasa Inggris secara default. Akuntan yang tidak menguasai terminologinya akan membutuhkan waktu lebih lama untuk bernavigasi, rentan salah memasukkan data ke modul yang salah, dan tidak bisa memaksimalkan fitur-fitur reporting yang tersedia.
Di sisi lain, cash disbursement journal dan seluruh sistem jurnal khusus di sekitarnya adalah konsep yang relatif stabil. Setelah memahami logika dasar debit-kredit dan fungsi setiap jurnal, mengganti bahasa dari Indonesia ke Inggris hanya soal penghafalan label. Konsepnya tidak berubah, hanya kemasannya yang berbeda.
Menguasai padanan istilah seperti jurnal pengeluaran kas dalam bahasa Inggris adalah fondasi yang membuat akuntan lebih siap bekerja di lingkungan multinasional, membaca standar akuntansi internasional dalam bahasa aslinya, dan menggunakan sistem keuangan berbasis bahasa Inggris tanpa perlu bantuan kamus setiap saat.